Slackに埋もれる「小さなタスク」をチームリーダーが漏らさず管理する方法

プロジェクト管理ツールには、エピックやスプリント、ロードマップが登録されています。しかし、そこにはチームが日々実際に時間を費やしている「小さなタスク」の絶え間ない流れは記録されていません。「ヘッダーを少し調整して」「誰かベンダーに連絡した？」「リリース前にステージングのビルドを再確認して」といった細かなやり取りです。これらはどれもチケットを作るほどではないため、起票されることはありません。チャンネル内で発言され、そのまま埋もれていくだけです。

チームを率いる立場にとって、こうした小さなタスクこそが、1週間の計画を静かに狂わせる原因になります。全員が注目している大きな成果物ではなく、誰も書き留めなかった10個の細かなタスクのうちの1つが、実はリリースを阻むボトルネックになっていた、ということは珍しくありません。

小さなタスクはプロジェクト管理ツールに馴染まない？チャットに放置される理由

「15時までにバナーのサイズを変更する」ためだけにJiraを開いてログを残すのは面倒に感じられるため、誰もそんなことはしません。タスクはSlack上の1つの発言にとどまり、👍リアクションを集めた後、画面の外へと流れていきます。「本格的なチケットの起票」と「誰かが覚えていることを願う」の間を埋める手軽な管理方法が存在しないため、この「ミッシングミドル（空白地帯）」でチームの小さなタスクは消え去ってしまうのです。

すでにある会話から自動構築される、軽量なタスク管理

Empowia for SlackのTo-dos（ToDo）ビューは、チームのチャンネル全体をスキャンし、こうした小さなタスクをシンプルで並べ替え可能な1つのリストにまとめます。各タスクは担当者に紐づけられ、メッセージ内に日時が言及されていれば期限も自動で設定されます。誰もチケットを書く必要はありません。チームが普段送信しているメッセージから、タスク管理リストが自動的に構築されます。

チームリーダーにとって、これは散らばったいくつものチャンネルを巡回する代わりに、現在進行中の細かなタスク（何が動いていて、誰が担当し、何が放置されているか）を1つの画面で一元把握できることを意味します。

リストを自動更新して、管理の手間をゼロにする方法

定期的にチームのチャンネルをスキャンするようにTo-dosを設定しておけば、会話の中で言及された小さなタスクが自動的にリストに追加されます。誰もタスクを記録することを意識する必要はありません。週次の進捗確認は「今週は誰が何を担当したか」を一人ずつ確認する作業から、常に最新の状態に保たれたリストをサッと確認するだけの作業へと変わります。

「デザインチーム向けのタスクだけ」や「今週のリリース向けにタグ付けされたものすべて」など、特定の範囲だけを追跡したい場合も簡単です。カスタム抽出ルールを一度設定すれば、Empowiaがその条件に合うタスクを自動的に集約し続けます。

監視ツールではなく、業務を円滑にするためのトラッカー

この機能によってチームのチャットデータが中央集権化されることはありません。Empowiaは各メンバーのローカルマシン上で動作し、本人がアクセス権を持つチャンネルのみを読み取ります。共有サーバーも、管理コンソールも、外部への同期も一切ありません。これはメンバーを監視するためではなく、小さなタスクをスムーズに進めるために存在しています。

小さなタスクの「やり忘れ」を防ぐために

小さなタスクは、起票するには小さすぎるがゆえに、最も見落とされやすいものです。Empowiaは、チームが普段送っているメッセージからタスクを自動抽出し、常に最新の状態に保つことで、これまで存在しなかった「手軽なタスクの居場所」を提供します。

Empowiaを無料でダウンロードして、まずはチームで最も活発なチャンネルにTo-dosを設定してみましょう。自分自身の小さなタスクだけを整理したいですか？個人向けのバージョンもご用意しています。