Die kleinen Aufgaben, die Ihr Team in Slack vergräbt – und wie Sie als Teamlead den Überblick behalten

Ihr Projektmanagement-Tool enthält die Epics, die Sprints, die Roadmap. Was es nicht enthält, ist der ständige Strom an kleinen Aufgaben, mit denen Ihr Team tatsächlich seinen Tag verbringt – das „Kannst du kurz den Header anpassen?“, „Hat jemand den Dienstleister kontaktiert?“, „Prüf noch mal den Staging-Build vor dem Release“. Jede dieser Aufgaben ist zu unbedeutend für ein eigenes Ticket, also wird auch keins erstellt. Es wird im Channel angesprochen – und geht danach unter.

Für die Teamleitung sind genau das die Dinge, die unbemerkt die ganze Woche sabotieren. Nicht das große Release, auf das ohnehin alle schauen – sondern die zehn kleinen Aufgaben, die niemand aufgeschrieben hat und von denen am Ende eine den gesamten Launch blockiert.

Warum kleine Aufgaben nicht in Projekttools gehören – und im Chat landen

Extra Jira zu öffnen, um „Banner bis 15 Uhr anpassen“ einzutragen, fühlt sich absurd an – also macht es niemand. Die Aufgabe bleibt als einfacher Satz in Slack stehen, bekommt ein 👍 und verschwindet im Chatverlauf. Es gibt einfach keine unkomplizierte Zwischenstufe zwischen einem vollständigen Ticket und hoffen, dass sich jemand erinnert – und genau in dieser Lücke gehen die kleinen Aufgaben Ihres Teams verloren.

Ein schlanker Tracker, der sich aus dem Chat von selbst befüllt

Die To-dos-Ansicht von Empowia for Slack scannt die Channels Ihres Teams und führt diese kleinen Aufgaben in einer einfachen, sortierbaren Liste zusammen. Jede Aufgabe wird der Person zugeordnet, die sie übernimmt – inklusive Frist, falls ein Datum oder eine Uhrzeit genannt wurde. Niemand muss ein Ticket schreiben; der Tracker baut sich ganz von selbst aus den Nachrichten auf, die Ihr Team ohnehin schreibt.

Für Teamleiter verwandeln sich so dutzende verstreute Channels in eine einzige, übersichtliche Ansicht aller laufenden Kleinigkeiten: Was bewegt sich gerade, wer kümmert sich darum und was ist unbemerkt liegengeblieben?

So läuft die To-do-Liste komplett von selbst

Richten Sie To-dos so ein, dass die Channels Ihres Teams regelmäßig gescannt werden. Kleine Aufgaben landen dann sofort auf der Liste, sobald sie erwähnt werden – niemand muss mehr daran denken, etwas manuell einzutragen. Ihr wöchentliches Update-Meeting besteht nicht mehr aus der Frage „Wer hat diese Woche was gemacht?“, sondern aus einem kurzen Blick auf eine Liste, die bereits auf dem neuesten Stand ist.

Möchten Sie nur einen bestimmten Bereich im Auge behalten – zum Beispiel nur Aufgaben für das Design-Team oder alles, was für das Release dieser Woche markiert ist? Definieren Sie dies einmal als benutzerdefinierte Extraktion, und Empowia hält diese Ansicht automatisch aktuell.

Ein Produktivitätstool, kein Überwachungswerkzeug

Nichts davon zentralisiert den Chat Ihres Teams. Empowia läuft lokal auf dem Rechner der jeweiligen Person und liest nur die Channels, auf die sie ohnehin Zugriff hat – kein gemeinsamer Server, keine Admin-Konsole, keine Synchronisierung in eine Cloud. Es dient dazu, kleine Aufgaben im Fluss zu halten, nicht dazu, die Mitarbeiter zu überwachen.

Schluss mit verloren gegangenen Aufgaben

Gerade die kleinen Aufgaben gehen am leichtesten unter – eben weil sie zu unbedeutend sind, um erfasst zu werden. Empowia gibt ihnen den unkomplizierten Platz, den sie brauchen: automatisch extrahiert aus den Nachrichten, die Ihr Team ohnehin schreibt, und von selbst aktuell gehalten.

Laden Sie Empowia kostenlos herunter und testen Sie To-dos im aktivsten Channel Ihres Teams. Sie möchten nur Ihre eigenen kleinen Aufgaben organisieren? Dafür gibt es eine persönliche Version.