Wie ich Empowia for Slack entwickelt habe – ein Tool, das ich zuerst für mich selbst gebaut habe

Ich hatte eigentlich gar nicht vor, ein Produkt zu entwickeln. Ich wollte einfach nur aufhören, Dinge in Slack zu verlieren.

Ich nutze Slack intensiv, und jahrelang passierte immer wieder dasselbe: Eine wichtige Entscheidung, die ich brauchte, war drei Monate alt und klammheimlich verschwunden. Ein Link, den jemand in einem belebten Channel gepostet hatte, war im digitalen Nirwana versunken. Eine Datei lag „irgendwo in den Direktnachrichten“. Im kostenlosen Tarif wird alles, was älter als 90 Tage ist, einfach nicht mehr angezeigt. Es ist nicht gelöscht – es ist nur unerreichbar, es sei denn, man bezahlt für ein Upgrade.

Also habe ich an einem Wochenende ein Backup für mich selbst gebaut. Genau so hat Empowia for Slack eigentlich angefangen – nicht als Unternehmen, sondern als ein Ordner auf meinem eigenen Rechner, in dem endlich alles gesichert war.

Die Wende: Für alle, nicht nur für mich

Eine Zeit lang war es wirklich nur mein privates Tool. Der Wendepunkt kam, als ich bemerkte, warum die existierenden Backup-Tools für die Menschen in meinem Umfeld nicht funktionierten. Alle verlangten dieselbe Einrichtung: eine Slack-App registrieren, API-Token generieren, Berechtigungen konfigurieren, vielleicht noch die Freigabe eines Admins einholen. Ich bin technisch versiert genug, um das zu tun – aber es schließt alle anderen aus, und das ist die Mehrheit der Leute, die so ein Tool eigentlich brauchen.

Also habe ich diesen Ansatz über den Haufen geworfen und das Ganze nach einer einfachen Regel neu aufgebaut: Wenn man einen Entwickler braucht, um es einzurichten, ist es falsch. Empowia nutzt mit Ihrer Erlaubnis einfach die Slack-Sitzung, in der Sie bereits angemeldet sind, und sichert die Daten im gleichen Tempo wie Slack selbst. Ein Klick zum Verbinden. Nichts zu registrieren. Das war der Moment, in dem es aufhörte, mein privates Tool zu sein, und zu etwas wurde, das jeder nutzen kann.

Gute Einschränkungen bewirken oft mehr als gute Features.

Ich habe ständig meine eigenen To-dos aus den Augen verloren

Hier ist ein kleiner, nerviger Moment, der mir ständig passiert ist: Jemand bittet mich in einem Thread um etwas, ich antworte „Alles klar, ich kümmere mich darum“ – und kurz darauf verschwindet dieses Versprechen unter Hunderten neuen Nachrichten. Später suchte ich danach und scrollte mich Channel für Channel durch Slack, um meine eigene To-do-Liste zu rekonstruieren.

Also habe ich eine automatische To-do-Extraktion eingebaut. Die KI filtert die Aufgabe, die verantwortliche Person und die Frist heraus – jeweils mit einem direkten Link zurück zur ursprünglichen Nachricht. Die To-dos sammeln sich jetzt von selbst, sodass ich nie wieder mühsam nach meinen eigenen Zusagen graben muss.

Ich habe auch versucht, die KI die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren zu lassen. Das Ergebnis war unruhig und oft schlichtweg falsch, also habe ich diese Funktion aus Prinzip wieder entfernt. Die Aufgabe der KI ist es, das To-do zu finden; nur Sie entscheiden, was wichtig ist – indem Sie es selbst markieren. Das war eine der seltenen Entscheidungen für „bewusst weniger KI“, und die Liste ist dadurch deutlich übersichtlicher geworden.

Ich war ständig auf der Suche nach dieser einen Datei

Eine weitere Sache, die mich ständig Zeit gekostet hat: Dateien. Jemand hatte ein PDF, einen Screenshot oder einen Link zu einem Dokument geteilt – ich hatte das Bild genau vor Augen, konnte es aber einfach nicht finden. Also scrollte ich durch einen Thread, dann durch den nächsten, und suchte nach einem halb vergessenen Stichwort, bis ich endlich darauf stieß. Jedes Mal hat das meine Konzentration komplett unterbrochen.

Deshalb habe ich das lokale Archiv entwickelt – einen schnellen, zweispaltigen Browser, der sich wie Slack anfühlt, kombiniert mit einer Dateigalerie. So landet alles, was ich geteilt oder erhalten habe, an einem einzigen Ort, den ich tatsächlich durchsuchen kann. Da es komplett lokal auf meinem Rechner läuft, funktioniert es blitzschnell. Erst gestern habe ich damit eine Datei aufgerufen, die mir ein Kollege vor Wochen geschickt hatte, ohne Slack auch nur einmal zu öffnen. Das ist der Teil, den ich fast täglich nutze, und der das Backup von einem reinen Datenfriedhof in ein Tool verwandelt hat, das ich ganz gezielt öffne.

Ich konnte mich nicht erinnern, was wir besprochen hatten

Und dann war da noch das mühsamste Problem von allen: das Erinnern. Ich musste wissen, was wir vor Wochen zu einem bestimmten Thema beschlossen hatten. Um das herauszufinden, musste ich alte Threads öffnen und das Ganze von oben bis unten durchlesen, nur um den Kern der Sache zu rekonstruieren.

Genau dafür habe ich zwei Funktionen gebaut. Mit Ask kann ich mein gesamtes Slack in natürlicher Sprache befragen und erhalte eine direkte Antwort. Dabei war mir eine Sache absolut heilig: Jede Antwort nennt die genaue Quellennachricht, sodass ich mich direkt dorthin durchklicken und sie überprüfen kann. Ich vertraue keiner KI-Zusammenfassung, die ich nicht selbst verifizieren kann.

Ergänzend dazu erfasst Decisions die getroffenen Entscheidungen und die wichtigsten Links. Es begann als einfaches Erfassen einzelner Nachrichten, aber mir wurde klar, dass ich eigentlich eine chronologische Übersicht nach Themen brauchte. So kann ich selbst Monate später noch nachvollziehen, wie wir zu einer Entscheidung gelangt sind, und nicht nur, dass wir sie getroffen haben. Jetzt kann ich in Sekundenschnelle abrufen, was das Team bezüglich eines Launches beschlossen hat, anstatt mich durch den Chatverlauf einer ganzen Woche zu wühlen.

Bei all dem folge ich einem klaren Prinzip: Präzision geht vor Vollständigkeit. Mir ist es lieber, wenn die KI ein To-do oder eine Entscheidung übersieht, als dass sie die Liste mit irrelevantem Müll füllt. Im Zweifelsfall lieber weglassen – unvollständige oder falsche Informationen machen ein Dashboard nur schlechter, nicht besser.

Dann habe ich es für alle zugänglich gemacht

Was erhaltenswert ist, entscheidet jeder selbst. Meine wichtigen Channels sind nicht Ihre. Anstatt also meine eigenen Prioritäten fest zu verdrahten, habe ich eine benutzerdefinierte Extraktion hinzugefügt. Sie beschreiben einfach in eigenen Worten, was herausgefiltert werden soll (Feature-Wünsche, Bugs, Erwähnungen von Mitbewerbern usw.), und das Tool erledigt das nach Zeitplan, damit die Ergebnisse immer aktuell bleiben. Und da ich auch in anderen Tools arbeite, habe ich eine MCP-Verbindung eingebaut, mit der Ihr Slack-Archiv direkt in Claude, Cursor und ChatGPT verfügbar ist.

Bei all dem gilt für die KI das Prinzip „Bring Your Own Key“. Sie binden einfach Google Gemini, Anthropic Claude oder OpenAI ein und sehen genau, was jede Antwort kostet. Da Gemini eine kostenlose Stufe anbietet, kann Sie die KI-Nutzung sogar überhaupt nichts kosten. Es gibt keinen Empowia-Server, der sich zwischen Sie und Ihre Daten schaltet.

Datenschutz war kein Feature. Es war der Grund für das Tool.

Um eines ganz klarzustellen: Ihre Slack-Daten verlassen niemals Ihren Computer. Es gibt keine Empowia-Cloud, kein Benutzerkonto und keine Telemetriedaten, die nach Hause telefonieren. Ich habe das Tool so konzipiert, weil es die einzige Variante ist, der ich meine eigenen Nachrichten anvertrauen würde. Ich kann nichts an die Öffentlichkeit bringen, was ich gar nicht erst erhalte.

Der unglamouröse Teil: Der Feinschliff

Die Features sind der spannende Teil. Die eigentliche Arbeit war der Feinschliff – die Suche wirklich blitzschnell zu machen, die kleinen Details richtig hinzubekommen (Anzeigen für bearbeitete und angepinnte Nachrichten, benutzerdefinierte Emojis, Hell- und Dunkelmodus) und jede Ecke abzurunden, bis sich die App rundum stimmig anfühlt. Ich habe die Texte öfter umgeschrieben, als ich zugeben möchte, und das in mehr Sprachen, als ich spreche. Ich möchte ein exzellentes Produkt abliefern; Zeit spielt dabei keine Rolle. Das ist im Grunde das ganze Versprechen: ein Tool von jemandem, der es selbst jeden Tag nutzt und es nicht ertragen kann, wenn ein Detail nicht stimmt.

Wie es jetzt weitergeht

Da genügend Leute Interesse hatten, habe ich aus meinem Wochenend-Backup eine echte App gemacht. Momentan läuft sie auf Windows – dort habe ich sie ursprünglich für mich selbst entwickelt –, aber weitere Plattformen sind bereits in Arbeit.

Wenn Sie sich eine Mac-Version wünschen oder Ihnen eine bestimmte Funktion fehlt, lassen Sie es mich wissen. Ich entwickle wirklich das, wonach die Nutzer fragen – so ist auch jede der oben genannten Funktionen entstanden, Schritt für Schritt aus einer persönlichen Frustration heraus. Sie können das Tool kostenlos herunterladen und alles mit Ihrem eigenen Slack-Account (für bis zu 20 Unterhaltungen) testen, bevor Sie auch nur einen Cent bezahlen.

Vielen Dank fürs Lesen. Und jetzt finden Sie die Nachricht wieder, von der Sie dachten, sie sei für immer verloren.

— der Entwickler hinter Empowia