Slackのファイルと添付ファイルをバックアップする方法

春先、あるクライアントが署名済みの契約書を私たちのDMに放り込んできました——PDFで、二つの署名は最後のページの下にそろっていた。先週、それを取りに行ったんです。ファイルのカードは、まだスレッドに残っていました。ファイルは、なかった。あるのは、灰色になったプレビューと、ダウンロードがあったはずの場所の——死んだリンクだけ。

やることは地味で、そして効きます。アカウントがまだ開けるうちに、添付を自分のパソコンのフォルダへ、会話ごとに分けてダウンロードする——Slackのエクスポートが渡してくるのは、たいていファイルそのものではなくファイルへのリンクで、無料プランでは古いものが静かに手の届かないところへ滑り落ちていくからです。開けるうちにやる。それだけです。あとは、その理由と、私の実際のやり方の話。

かいつまむと

• Slackの公式エクスポートが保存するのはファイルのリンクで、いつもバイトそのものではありません。添付は一つずつ自分で取りに行く必要があり、古いものや無料プランのものは、まったく降りてこないこともあります。
• 無料プランでは、添付されたメッセージが履歴の窓を過ぎて古くなると、そのファイルは暗くなります。あなたが消したのではない。ただ、もう届かないだけ。
• 貼り付けたGoogle DriveやDropboxのリンクは、そもそもSlackのファイルではありません。それを保存しても、残るのはリンクで、その先のドキュメントではない。
• 本当に効くやり方は地味です——今見えているファイルをローカルの保管庫へ落とし、それぞれをメッセージのそばに置き、Slackの中ではなくそこで検索する。

公式のエクスポートは、本当にファイルを保存してくれる？

最初にこれに気づいたときは、意外でした。Slackのエクスポートを走らせると、JSONの山が手に入ります——チャンネルごとに一ファイル、日付で分かれて。添付一つひとつについて、そのJSONにはファイル名と、投稿した人と、Slackがホストしているコピーを指すURLが入っています。リンク、です。PDFでも、PNGでもない。バイトはSlack側に残ったまま、エクスポートはただ、それが以前どこに住んでいたかを教えてくれる。

つまり、エクスポートのフォルダは完全そうに見えて、その大半が矢印だということ。このリンクを本物のファイルに変えるには、一つずつダウンロードしに行くしかなく、そのダウンロードはどれも、アカウントがまだ届くことを静かに前提にしています。有料プランの新しいものなら、大丈夫。でも古いもの、あるいは無料プランのものは、いくつかのリンクがどこにも通じていません——契約書で私がぶつかったのと、同じ灰色のプレビューです。

だからエクスポートは地図です。そして地図は、それが指し示す場所そのものではない——私の場合それは、もう手元にない、署名済みの作業指示書でした。

無料プランが、古いファイルにこっそりしていること

いちばん痛むのは、無料プランです。Slackはそこでは新しい履歴だけを見えるように保ち、メッセージが一度その線を越えると、メッセージと、それに添えられていたものが、一緒に視界から落ちます。ファイルが必ずしもこの世から消えるわけではない——ただ、そこへ通じる扉を失うだけ。警告はありません。「添付がまもなく期限切れです」というメールもない。見に行ったときには、もう起きてしまっています。

無料プランの履歴の窓がどう働くかについては、仕組みが知りたい人向けに、まるまる一本書きました。ファイルについての結論は短い。大事な添付が無料のワークスペースに住んでいるなら、時計は動いていて、それをバックアップするのは「いつか」の作業ではありません。

リンクはファイルではない

Slackの中を漂う「ファイル」には、じつは二種類あって、バックアップのされ方がまるで違います。

一つは、正真正銘のSlackアップロード——誰かが表計算やデザインをチャンネルに直接ドラッグして、Slackが実体のバイトを握っている。これはダウンロードできます、アカウントがまだ開けるかぎり。こちらが、いいほうのケース。

もう一つは、誰かが貼り付けたリンク——Driveのドキュメント、Dropboxのフォルダ、Figmaのフレーム。Slackはそのドキュメントを一度も持ったことがない。持っていたのは、ずっとURLだけです。どんなバックアップツールも、私のものを含め、Slackが保持していないファイルは引き出せません。だからそのメッセージを「バックアップ」しても、残るのはリンクの文字列で、それ以上は何も。持ち主がドキュメントを移すか、見られる人を変えれば、リンクは死に、Slack側にはもともと救うものが何もなかった。自分の「ファイル」のうちどれが、じつはこの二つ目なのか——それを当てにする前に、知っておく価値があります。

まだ開けるファイルを、私はこうバックアップする

効くやり方は華やかではなく、そしてほとんどすべては、間に合ううちにやるかどうかです。

あなたはすでにログインしているアカウントを使い——管理者も、APIトークンも、登録するアプリもいりません——そのアカウントに見える会話へ、ローカルのアーカイバを向けます。DM、非公開チャンネル、あなたが入っているチャンネルを歩いて、本物の添付を引き下ろす。PDF、画像、.xlsxファイル、その一式を、届いたときのメッセージと並べて。ぜんぶ、自分のディスクに着地します。Empowia for Slack がWindows 10と11でやるのは、これです——リンクではなく、アクセスできるファイルそのものを、あなたが持っておくフォルダへダウンロードする。

自分にも言い聞かせながら、繰り返し言わないといけない一文があります。バックアップするのは、アカウントが本当に見て、持っておく権利のあるファイルだけ。これはすでに目の前にあるものを複製します。他人の非公開メッセージに手を伸ばすことはないし、データを持ち出すことについての職場の方針は、変わらず及びます。

それぞれのファイルを、来たメッセージのそばに置く

ばらばらのダウンロードが詰まったフォルダは、それはそれで役に立ちません。あなたのバックアップが image (12).png という名前の四千個のファイルなら、問題を動かしただけで、解いてはいない。

だからコピーは会話ごとに整理されます——DMとチャンネルそれぞれに居場所があり——ファイルはあるべきところにまとめられ、まわりのメッセージと一緒に保たれる。半年後、その文脈こそが、すべてになります。ただの「PDF」ではなく、クライアントがこのスレッドで、この日に、「最終版、署名済み」の一行を真上に置いて送ってきた、あのPDF。ファイルとその来歴が一緒に残る——それはまさに、履歴が転がり落ちたその瞬間に、Slackが渡すのをやめるものです。

半年後に、一つの添付を見つける

すべてがローカルになれば、探し物はいい意味で退屈になります。ぜんぶを一度に検索する——ファイル名で、ファイルの近くのメッセージのいくつかの言葉で、送ってきた人で。まだ残っていてくれと祈りながらSlackをスクロールすることも、生のJSONをgrepすることも、ない。

そして自分のマシンにあるからこそ、自分のAPIの鍵でAIを向けて、ふつうの言葉で聞けます——春のプロジェクトの、署名済みの作業指示書はどこ——そして返ってくる答えは、それが来た実際のメッセージを引用してくれるので、自分で確かめられる。あなたの鍵、あなたの保管庫、あなたの質問。かつては二十分のスクロールと神頼みがかかったファイルが、一回の検索で済みます。

ここまで、という線

あとで自分でぶつかるより、ここまで、という線を今伝えておきたい。

今のところ、Windows 10と11だけです。Mac版は来ますが、まだ来ていません——今はここにない。だから今日macOSにいるなら、これはまだ助けになりません。死者をよみがえらせることも、できません。ファイルがすでに無料プランから古びて落ちたか、Slackがすでに削除したなら、もうダウンロードするものは残っていない——すでに消えたファイルは、どんなツールもバックアップできません。私の春の契約書も、たぶんそのバケツの中で、私はもう折り合いをつけました。

そしてこれは、あえて個人の範囲に作ってあります。あなたが届くファイルを、あなたのために複製する。組織全体の保管でも、リーガルホールドでも、会社の災害復旧でもありません——それは別の、管理者が運用する種類の製品で、別の買い手のためのものです。

今日やる価値のある、ひとつのこと

あの契約書は、もう取り戻せません。私にできるのは、来年の春にまたここに立たないこと。

ファイルが大事なら、いっぺんに全部バックアップしないこと。いちばん失いたくない添付を一つ探しに行って——署名済みの契約書、あのデザインファイル、何であれ——今日、その会話のファイルだけを先に引き下ろす、アカウントがまだ開けるうちに。Empowia for Slack は、本物のファイルをあなたのものであるフォルダへ保存します。無料枠は二十件の会話をカバーし、本当に恋しくなるものを収めるには、それで十分です。あなたが恐れている、あの灰色のプレビューから始めましょう。そのファイルに、先回りする。